С новой системой обработки документов «Балтийский лизинг» сэкономит 80 рабочих дней в год

Проектный офис «Балтийского лизинга» представил новую систему по работе с входящими электронными финансовыми документами (ВЭФД). Сервис позволяет экономить время за счет роботизации рутинных задач и исключения операторов из части процессов.

Благодаря обновлениям автоматизирован процесс выявления ошибок в загруженных файлах и перенаправление их на доработку без участия оператора. Кроме того, оператору больше не нужно заниматься маршрутизацией финансовых документов, так как эта функция тоже перешла системе.

Еще одно важное преимущество новой системы обработки ВЭФД это перенаправление из SAP в карточку финансового документа в Docsvision даты фактической передачи имущества в лизинг, благодаря этому отпадает необходимость загружать в систему акт приема-передачи предмета лизинга, а бухгалтерии не нужно этот факт контролировать. Кроме того, в последнем этапе обработки финансового документа бухгалтером тоже теперь необходимости нет, что значительно экономит время профильному подразделению. Отметим также, что теперь не нужно следить за наличием действующих соглашений о ведении электронного документооборота.

На новый качественный уровень выведено информирование сотрудников, ответственных за сопровождение сделки. Теперь они своевременно получают все уведомления о смене статусов, загруженных в систему ВЭФД, не тратя время на ручной мониторинг.

Если отразить результаты внедрения новой системы в цифрах, то можно увидеть существенную выгоду. В среднем временные затраты на оформление одного ВЭФД со стороны оператора сократились на 17 минут. Учитывая объемы ВЭФД, в среднем в месяц компания будет экономить 53,6 рабочих часа или 6,7 рабочих дней, а в год экономия достигнет 80 рабочих дней.